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Policy and Procedures – COVID-19 – Orléans-Cumberland EarlyON Child and Family Centre

Policy and Procedures – COVID-19

The Orléans-Cumberland Community Resource Centre (OCCRC) has established this policy and procedures guide in respect of the COVID-19 pandemic in accordance with the directions provided by the Ministry of Education as well as Ottawa Public Health (OPH) to protect the health and safety of our families, program participants, and staff. This guide is shared with all program participants: parents, caregivers, legal guardians and EarlyON staff.  To participate in the EarlyON activities, a consent form must be signed stating the policies and procedures have been read, and you are adhering to the policies. If you fail to adhere, the OCCRC EarlyON staff can ask you to leave the premises.

 March 24^th 2022  

Dear EarlyON Families,

Since we have re-opened in-person indoors activities, we would like to highlight some changes to our programming. The Orléans-Cumberland EarlyON Child and Family Centre are committed to providing a quality program that is safe, supportive, welcoming, educational, child-friendly and fun!

We keep making changes to ensure a positive experience that fosters fun and learning at the EarlyON Child and Family Centre.  It is our goal to draw out and inspire the best in everyone as we provide them with opportunities to socialize, create, explore, and learn. These policy and procedures will lay out the changes required and gradual return to normalcy during the on-going phases of the COVID-19 pandemic. This situation is unprecedented and is constantly evolving, so all changes included in this document will remain our program policies and procedures until further notice. We will make sure that all changes are realistic and feasible for staff, children, and families by following Ottawa Public Health guidelines as well as those put forth by the Ministry of Education. Please be sure to read this guide before you attend one of our programs. If you have any questions about the policies and procedures that are outlined in this document, please feel free to connect with one of our EarlyON team members at earlyONyva@crcoc.ca or by phone at 613-830-4357. These measures are in place to ensure that our space is safe and enjoyable for all.

The Orléans-Cumberland  EarlyON Child and Family Centre Team

NOTICE OF RISK OF EXPOSURE

Given the fact that there are community transmission cases of COVID-19 in Ottawa, there is a risk that both symptomatic and asymptomatic transmission may happen while attending our programming. While we have developed measures to prevent the risk of exposure to the virus, it is important that parents, caregivers, and employees are made aware of and understand the risk of exposure. 

When children from multiple families attend a single EarlyON Centre to participate in indoor or outdoor programming there is an increased risk of the COVID-19 virus being transmitted. Children who are infected with the COVID-19 virus are more likely than adults to have very mild infections or to have no symptoms at all, but these children can still transmit the infection to other children and adults at the EarlyON Centre. This means that children can bring home an infection acquired at the EarlyON Centre and put other persons at risk. The EarlyON Centre has a screening process to help detect infections when there are symptoms; however, this screening process will not detect infected children or adults who do not have symptoms at the time of screening. While most transmissions occur from people who have symptoms, there is the possibility of asymptomatic transmission, and individuals should be aware of this. The risk of serious COVID-19 infection increases with age, which participants and family members should consider in terms of the risk of exposure to themselves personally.

REGISTRATION FOR EARLYON PROGRAMS

To ensure the safety of all, our indoor and outdoor playgroups will allow for the ratios in accordance with the Ontario government re-opening plan.  At this time, there are no imposed provincial ratio limits. The Centre will reassess periodically in order to continue high quality services.  Families must register in advance for the program activity of their choice. At our main site (240 Centrum), families will be limited to attending only one (1) indoor program activity per week to ensure all families have the opportunity to participate. There are no weekly limits with attendance on outdoor programming.  To register, go to our website: www.crcoc.ca or call (613-830-4357) and speak with an EarlyON team member. Registration opens every Friday at noon for the following week.

Families who have not signed up to attend a playgroup ahead of time cannot enter the facilities or participate in the program. 

Our programming activities will be shorter than usual to ensure proper cleaning and disinfecting common spaces.  

Please check our website regularly as programming is updated and may need to be cancelled with short notice.  When possible, we will attempt to call registered families/caregivers of the cancelled programming activity. 

Virtual programming will continue as it provides an alternative to families. Please visit our website www.crcoc.ca for the full programming schedule.

ACTIVE SCREENING

All individuals entering EarlyON premise must self-screen everyday before attending programs using the provincial screening tool: https://covid-19.ontario.ca/school-screening/

All individuals must follow the monitoring and isolation advice outlined in the screening tool.

MANAGEMENT OF INDIVIDUALS WHO DEVELOP SYMPTOMS DURING PROGRAMMING

If anyone becomes symptomatic (COVID related or not) during programming activity, the EarlyON staff must be notified as soon as the symptoms appear; you will be immediately separated from others and asked to leave the program. Please be aware that the first symptom of a COVID-19 infection in children can be gastrointestinal, including diarrhea.

• The sick person will be provided with tissues, a mask and reminded of hand hygiene, respiratory etiquette (e.g. cough and/or sneeze into their arm), and proper disposal of tissues.
• All equipment and / or toys used by the symptomatic individual will also be cleaned and disinfected as soon as possible. Anything that cannot be cleaned (e.g. paper, books, cardboard puzzles, etc.) will be removed and stored in a sealed container for a minimum of 7 days.
• Symptomatic individual(s) will be advised to use the online screening tool mentioned above and follow instructions which may include seeking medical advice and/or going for testing for COVID-19.
• Parents/caregivers/guardians of other children and staff will in be informed that a participant has developed symptoms and has been sent home.
• Parents/caregivers/guardians will be asked to monitor the health of their child(ren) and to notify the EarlyON program if their child develops symptoms.
• As long as other program participants remain symptom-free, they can continue to attend the EarlyON program.
• An ill individual who has a known alternative diagnosis provided by a health care professional may return to the EarlyON setting if they do not have a fever and their symptoms have been improving for at least 24 hours.

EXTRA HYGIENE MEASURES AND PROCEDURES

• Personal Protective Equipment (PPE)

Masks will no longer be required for staff, students, children and all other adults (parents/caregivers/visitors). Anyone wishing to continue wearing a mask is welcome to do so.  We encourage all participants to respects each other’s individual choices (mask vs no mask).    

• Eye protection for staff is also no longer required.
• Masks are not recommended for children under two years of age.

• Handwashing

As hand washing remains the best way to protect one another, everyone entering our facility will be asked to use hand sanitizer or wash their hands upon entry and throughout their visit with us. When possible, hand washing with soap and water is preferred over alcohol-based hand rub for children.

Handwashing will be encouraged during programming at various intervals (i.e.: before eating food, after using washroom, before sensory play activities, etc.).

• Sanitizing/Disinfecting

 All hard surfaces and toys will be disinfected after each programming activity.

• Snacks

EarlyON staff will support nutrition breaks/mask breaks in a safe manner. Snack tables will allow for only one (1) family at a time. Snacks for children can only be provided by parents, caregivers, or guardians. No sharing of food among participants.  Centre dishes, cups and utensils will not be available for use. All surfaces must be cleaned and disinfected after snack using microfiber cloth and spray bottle. Hands should be washed before eating a snack as well as when done eating, prior to touching any toys.

• Indoor Shoes

During winter months, all adults and children attending programming activities will be asked to bring a pair of indoor shoes or slippers to wear in the playroom space. Since children spend time on the floor, we want it to be as clean and safe as possible.

• Equipment and Toys

The risk associated with transmission with shared objects is low. Instead of regular cleaning of shared objects, the focus will be on regular hand hygiene and respiratory etiquette to reduce the risk of infection related to shared equipment.  Shared equipment is important for learning.

We will provide children with toys and materials that are easy to clean and disinfect (i.e. plastic, vinyl and/or wood toys). We will avoid stuffed animals, costumes, etc. A bin for toys / soiled objects will be available.  Families will place any toys / objects that their child has put in their mouth in the bin. All toys and playroom will be cleaned and disinfected at the end of each programming activity and/or at the end of each day following OPH guidelines.

• Personal belongings:
  • Personal belongings, such as backpacks should be minimized. If brought, belongings should be labeled and kept in the designated cubby area in the playroom.
• Strollers:
  • As of April 1^st, 2022, strollers will be permitted into the Centre. We will continue to limit the number of belongings brought into the Centre so if you can avoid it, please do. 
• Coffee and tea:
  • EarlyON staff will not be providing coffee and tea.

TOY LENDING LIBRARY

Toy Lending Library can be accessed as follows:

• On line access: individuals can reserve 1 toy and 1 game/puzzle on our Website: earlyonyvaorleans-joujou.com Call (613-830-4357) or email earlyONyva@crcoc.ca to book an appointment to come pick up items.
• Call or email us to book an appointment. During your appointment at the EarlyON, an iPad will be provided to browse the inventory and obtain your chosen item from the Toy Lending Library.

Items borrowed can be returned at reception Monday to Friday during regular working hours.  When items that are difficult to clean (like books) are returned, they will be isolated for a minimum of 7 days. Other items will be disinfected before returning into circulation.

Only easy to clean and disinfect toys will be lent out.

Families will also be able to pick up toys during in-person programming activities. 

OUTREACH / MOBILE PLAYGROUPS

The indoor Cumberland arena playgroup is now open. Please see our website https://www.crcoc.ca/en/early-on/ for details and registration.    The Navan Arena playgroup is currently closed until further notice.   

OUTDOOR PROGRAMS

Outdoor programming is currently available – check Centre website for programming details https://www.crcoc.ca/en/early-on/. Registration for outdoor programming remains necessary. 

We aim to offer outdoor programming rain or shine.  Outdoor programming will be cancelled if temperature is 30° + humidex, below – 25°C or when the windchill is -20°C or greater.  It will also be cancelled if any type of weather caution, alert or warning is in effect.  Please refer to our website or call prior to attending outdoor programming when temperature is questionable. 

Thank you for taking the time to review our policies and procedures.

We are excited to be offering more programming activities and look forward to seeing you!

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Politiques et procédures relatives à la COVID-19 – Centre pour l’enfant et la famille ON y va
Orléans-Cumberland

Le Centre de ressources communautaires Orléans-Cumberland (CRCOC) a établi le présent guide de politiques et de procédures concernant la pandémie du COVID-19 conformément aux directives du ministère de l’Éducation et de Santé publique Ottawa (SPO) pour protéger la santé et la sécurité de nos familles, des participants au programme et du personnel. Ce guide est partagé avec tous les participants au programme : parents, gardiens, tuteurs légaux et personnel du Centre ON y va. Pour participer aux activités de ON y va, un formulaire de consentement doit être signé indiquant que les politiques et procédures ont été lues et que vous respectez les politiques. Si vous n’y adhérez pas, le personnel du Centre ON y va peut vous demander de quitter les lieux.

24 mars 2022

Chères familles du Centre ON y va,

Depuis la réouverture de nos activités intérieures en personne, nous aimerions vous souligner certains changements à notre programmation. L’équipe du Centre pour l’enfant et la famille ON y va d’Orléans-Cumberland (Centre ON y va) continue son engagement à offrir un programme de qualité qui est sécuritaire, encourageant, accueillant, éducatif, adapté aux enfants et amusant!

Respectant les directives de réouverture, nous modifions votre expérience au Centre ON y va afin d’assurer un environnement qui favorise le plaisir et l’apprentissage. Notre objectif est de favoriser et d’inspirer le meilleur de chacun, car nous offrons des occasions de socialiser, de créer, d’explorer et d’apprendre. Ces politiques et procédures établiront les changements au moment où nous poursuivons les différentes phases de réouverture de la pandémie. Cette situation est sans précédent et évolue constamment, de sorte que tous les changements inclus dans ce document demeureront nos politiques et procédures jusqu’à nouvel ordre. Nous veillerons à ce que tous les changements soient réalistes et réalisables pour le personnel, les enfants et les familles en suivant les lignes directrices de Santé publique Ottawa ainsi que celles du ministère de l’Éducation. N’oubliez pas de lire ce guide avant d’assister à l’un de nos programmes. Si vous avez des questions au sujet des politiques et des procédures décrites dans le présent document, n’hésitez pas à communiquer avec l’une des membres de notre équipe ON y va à earlyONyva@crcoc.ca ou par téléphone au 613-830-4357. Ces mesures sont en place pour assurer que notre espace est sécuritaire et agréable pour tous.

L’équipe du Centre pour l’enfant et la famille ON y va Orléans-Cumberland

AVIS DE RISQUE D’EXPOSITION

En raison de la transmission communautaire de la COVID-19 à Ottawa, les personnes symptomatiques comme les personnes asymptomatiques risquent de transmettre la maladie. Bien que des mesures visant à tenter d’atténuer ces risques puissent être mis en œuvre dans les programmes, il est important que les parents, responsables de garde et les employés soient sensibilisés aux risques et les comprennent.

Lorsque des enfants de plusieurs familles fréquentent un seul centre et participent à des programmes en plein air ou à l’intérieur, on augmente le risque de transmission du virus de la COVID-19. Les enfants infectés du virus de la COVID-19 sont plus susceptibles que les adultes d’avoir des infections très légères ou de n’éprouver aucun symptôme du tout; or, ces enfants peuvent quand même transmettre l’infection à d’autres enfants et aux adultes dans le cadre des programmes des Centres ON y va.

Autrement dit, les enfants peuvent ramener à la maison l’infection contractée dans le cadre des programmes des Centres ON y va et y exposer d’autres personnes. Les centres ON y va sont dotés d’un processus de dépistage pour permettre de détecter les infections lorsqu’il y a des symptômes; toutefois, ce processus de dépistage ne permet pas de détecter les enfants ou les adultes infectés qui n’ont pas de symptôme au moment du dépistage.

Le risque d’infection grave par la COVID-19 augmente selon l’âge; il s’agit d’un facteur dont doivent tenir compte, pour ce qui est du risque qu’ils courent personnellement, les employés et les membres des familles plus âgés.

INSCRIPTION AUX PROGRAMMES ON Y VA

Afin d’assurer la sécurité de tous, nos groupes de jeu intérieurs et extérieurs ont généralement des ratios en lien avec les lignes directrices du gouvernement provincial.  À l’instant, il n’y a plus de limite de ratio provincial, par contre, le Centre réévalue régulièrement les ratios en place afin de maintenir des services de haute qualité.  Les familles doivent s’inscrire à l’avance à l’activité de programme de leur choix. Au site principal (240 Centrum), les familles ne pourront participer qu’à une (1) activité de programme offerte à l’intérieur par semaine pour s’assurer que toutes les familles ont la possibilité d’y participer. Cette consigne ne s’applique pas à la programmation extérieure.  Pour vous inscrire, allez sur notre site internet : www.crcoc.ca ou appelez et parlez à un membre de l’équipe d’ON y va. Le système d’inscription ouvre à midi le vendredi pour la programmation de la semaine suivante.

Les familles qui ne se sont pas inscrites à un groupe de jeu à l’avance ne peuvent pas entrer dans les établissements ni participer au programme.

Nos activités de programmation seront plus courtes que d’habitude pour assurer le nettoyage et la désinfection des espaces communs.

Veuillez consulter notre site internet régulièrement, car la programmation est mise à jour et pourrait être annulée avec un court préavis. Dans la mesure du possible, nous tenterons d’appeler les familles et les responsables de garde inscrits à l’activité de la programmation annulée.

Malgré l’ouverture en personne, la programmation virtuelle se poursuivra car elle offre une alternative aux familles. Veuillez consulter notre site internet www.crcoc.ca pour connaître la programmation complète.

DÉPISTAGE DES SYMPTÔMES

Toutes personnes qui entrent dans la salle ON y va doivent  continuer à s’auto-dépister chaque jour avant de participer à la programmation à l’aide d’outil de dépistage provincial suivant : outil de dépistage de la COVID-19 

Les familles doivent suivre les conseils de surveillance et d’isolement décrits dans l’outil de dépistage.

GESTION DES PERSONNES QUI DÉVELOPPENT DES SYMPTÔMES PENDANT LE PROGRAMME

Si une personne devient symptomatique (liée ou non à la COVID-19) pendant l’activité de programmation, le personnel d’ON y va doit être avisé dès que les symptômes apparaissent; vous serez immédiatement séparé des autres et on vous demandera de quitter le programme. Veuillez noter que le premier symptôme de l’infection de la COVID-19 chez les enfants peut être gastro-intestinal, y compris la diarrhée.

• La personne malade recevra des mouchoirs, un masque et un rappel de l’hygiène des mains, de l’étiquette respiratoire (par ex., toux ou éternuements dans le bras) et de l’élimination appropriée des mouchoirs.
• Tout l’équipement et/ou les jouets utilisés par la personne symptomatique seront nettoyés et désinfectés dès que possible. Tout ce qui ne peut pas être nettoyé (par ex., papier, livres, puzzles en carton, etc.) sera retiré et entreposé dans un contenant scellé pendant au moins sept jours.
• Les personnes symptomatiques seront aiguillées à l’outil de dépistage mentionné ici haut et demander de suivre les consignes. Cela pourrait vouloir dire de consulter un avis médical et/ou de s’y rendre pour un test.
• Les parents, les responsables de garde, les tuteurs d’autres enfants et membres du personnel seront informés qu’un participant a développé des symptômes et a été renvoyé chez lui.
• On demandera aux parents, responsables de garde et tuteurs de surveiller la santé de leurs enfants et d’informer le programme ON y va si leur enfant présente des symptômes.
• Si les autres participants au programme ne présentent aucun symptôme, ils peuvent continuer à participer au programme d’ON y va.
• Une personne malade qui a un diagnostic connu fourni par un professionnel de la santé peut retourner au centre ON y va si elle n’a pas de fièvre et que ses symptômes s’améliorent depuis au moins 24 heures.

MESURES ET PROCÉDURES D’HYGIÈNE

• Port du masque et équipement de protection individuelle (EPI)

Les masques ne seront plus nécessaires pour le personnel, les stagiaires, les enfants et tous les autres adultes (parents/responsables de garde/visiteurs).

• La protection oculaire pour le personnel n’est également plus nécessaire.

Cela dit, quiconque souhaite continuer à porter un masque est invité à le faire.  Nous encourageons tous les participants.es à respecter le choix individuel des autres (masque ou pas de masque).

Les masques ne sont pas recommandés pour les enfants de moins de deux ans.

• Lavage de mains

Comme le lavage des mains demeure la meilleure façon de se protéger les uns les autres, on demandera à tous ceux qui entrent dans l’établissement d’utiliser du désinfectant pour les mains et/ou de se laver les mains à l’entrée et tout au long de leur visite. Dans la mesure du possible, il est préférable de se laver les mains avec de l’eau et du savon plutôt qu’avec de l’alcool pour les enfants.

Le lavage des mains sera encouragé pendant la programmation à divers intervalles (c.-à-d. avant de manger des aliments, après avoir utilisé les toilettes, avant les activités sensorielles, etc.).

• Nettoyer/ désinfecter

Toutes les surfaces dures et les jouets seront désinfectés après chaque activité de programmation.

• Collations

Le personnel ON y va appuiera les pauses collations/masques de façon sécuritaire. Les tables de collations accueilleront qu’une (1) famille à la fois.

Les collations pour les enfants ne peuvent être fournies que par les parents, les responsables de garde ou les tuteurs. Le partage d’aliments n’est pas permis entre les participants. La vaisselle du Centre, les tasses et les ustensiles ne seront pas disponibles. Toutes les surfaces doivent être nettoyées et désinfectées après la collation à l’aide d’un chiffon en microfibre et d’un vaporisateur. Il faut se laver les mains avant de manger une collation et avant de toucher un jouet.

• Chaussures d’intérieur

Pendant les mois d’hiver, tous les adultes et les enfants participant aux activités de programmation devront apporter une paire de chaussures ou de chaussons d’intérieur à porter dans l’espace de la salle de jeux. Puisque les enfants passent du temps sur le sol, nous voulons qu’il soit aussi propre que possible.

• Équipement et jouets

Le risque associé à la transmission d’objets partagés est faible. Au lieu de nettoyer régulièrement les objets partagés, l’accent sera mis sur l’hygiène régulière des mains et l’étiquette respiratoire afin de réduire le risque d’infection liée à l’équipement partagé.  Le partage d’équipement est important pour l’apprentissage.

Nous fournirons aux enfants des jouets et des matériaux faciles à nettoyer et à désinfecter (par ex., des jouets en plastique, en vinyle ou en bois). Un bac pour les jouets/objets souillés sera mis à la disposition des familles pour les objets/jouets apportés à la bouche. 

Tous les jouets et la salle de jeux seront nettoyés et désinfectés à la fin de chaque journée conformément aux lignes directrices de SPO.

• Effets personnels
  • Les effets personnels, comme les sacs à dos, devraient être réduits au minimum. S’ils sont apportés, les effets personnels doivent être étiquetés et conservés dans l’aire de rangement désignée dans la salle de jeux.
• Poussettes
  • Les poussettes seront permises à compter du 1^er Cela dit, nous visons à limiter la quantité d’articles à apportés à l’intérieur, donc uniquement vous en servir si nécessaire.
• Café et thé
  • Le personnel d’ON y va ne fournira pas de café et de thé.

JOUJOUTHÈQUE  

  La joujouthèque est accessible comme suit :

• En ligne : les familles peuvent réserver un jouet et un jeu/casse-tête sur notre site Web : www.earlyonyvaorleans-joujou.com Composez-le (613-830-4357) ou envoyez un courriel à earlyONyva@crcoc.ca pour prendre rendez-vous pour venir ramasser les articles.
• Les familles intéressées n’ont qu’à appeler (613-830-4357) ou à envoyer un courriel à une intervenante auprès de la famille au earlyONyva@crcoc.ca et fixé rendez-vous. Lors de votre rendez-vous, une tablette vous sera fourni pour parcourir l’inventaire de la joujouthèque et obtenir votre jouet/article.

Les articles empruntés peuvent être retournés à la réception du lundi au vendredi pendant les heures normales de travail. Lorsque des articles difficiles à nettoyer (comme des livres) sont retournés, ils seront isolés pendant au moins 7 jours. Les autres articles seront désinfectés avant de retourner en circulation.

Seuls les jouets faciles à nettoyer et à désinfecter seront prêtés.

Les familles pourront également ramasser des jouets pendant les activités de programmation en personne.

GROUPE DE JEU MOBILE / OUTREACH

Le groupe de jeu intérieur de l’aréna de Cumberland est ouvert. Veuillez consulter notre site Web https://www.crcoc.ca/fr/early-on/ pour en savoir plus et vous inscrire. Le groupe de jeu de l’aréna de Navan restera fermé jusqu’à nouvel ordre.

PROGRAMMES EXTÉRIEURS

La programmation extérieure est offerte présentement.  Consultez le site internet https://www.crcoc.ca/fr/on-y-va/ pour obtenir plus d’information.

L’inscription à la programmation extérieure demeure nécessaire.

Dans la mesure du possible, la programmation extérieure sera offerte beaux temps, mauvais temps.  Cela dit, la programmation extérieure sera annulée si la température est inférieure à – 25 °C, si le refroidissement éolien est inférieur ou supérieur à -20 °C, s’il fait 30° ou s’il y a un taux d’humidité élevé. Il sera également annulé si une alerte ou un avertissement météorologiques est en vigueur. Veuillez consulter notre site Web ou appeler avant de participer à une programmation extérieure lorsque la température est douteuse.

Merci de prendre connaissance des politiques et procédures!

 Nous sommes heureux d’offrir d’autres activités de programmation et avons hâte de vous voir!